Come scaricare le fatture in blocco
Nell’area di consultazione delle fatture elettroniche del portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate puoi scaricare le fatture trovate con la ricerca in un archivio ZIP, di solito insieme ai file dei metadati. Per consultare e scaricare i file delle fatture serve l’adesione al servizio di consultazione delle fatture elettroniche, che si fa dallo stesso portale.
Anche molti gestionali, servizi di conservazione e intermediari esportano le fatture di un periodo in un unico ZIP. Qui non serve estrarlo: trascinalo così com’è.
Che cosa c’è nell’archivio, e che cosa ne facciamo
Riconosciamo ogni file dal contenuto, non dal nome:
- .xml.p7m: fattura firmata digitalmente. Verifichiamo la firma e leggiamo la fattura.
- .xml: fattura senza firma, per esempio trasmessa dal fornitore senza firmarla o già estratta dalla busta.
- .pdf.p7m e altri documenti firmati: estraiamo il documento originale e lo mettiamo nello ZIP, identico.
- Ricevute e notifiche del Sistema di Interscambio (SdI) e file di metadati: li riconosciamo e li elenchiamo tra i file saltati.
- Un archivio ZIP dentro lo ZIP: lo apriamo, ma solo per un livello.
Il PDF di ogni fattura
Per ogni fattura creiamo un PDF leggibile, impaginato come una fattura tradizionale (non è il foglio di stile ufficiale dell’Agenzia delle Entrate): tipo di documento (TD01, TD04…), numero e data, fornitore e cliente con partita IVA e codice fiscale, causale, righe con quantità, prezzo e aliquota IVA, ritenute e cassa previdenziale, riepilogo IVA per aliquota, totali e condizioni di pagamento con IBAN. Le fatture lunghe proseguono su più pagine; oltre le 2.000 righe il PDF viene accorciato (il file XML le contiene tutte). Se un file contiene un lotto di fatture, ognuna ha il suo PDF, fino a 50 per file.
Il PDF è una rappresentazione della fattura, non la fattura: il documento fiscale resta il file XML trasmesso tramite SdI, ed è quello da conservare. Lo ricordiamo anche in fondo a ogni pagina.
Gli allegati inclusi nella fattura (una copia di cortesia in PDF, un ordine, un DDT) li trovi nello ZIP accanto alla fattura, con lo stesso inizio del nome. Se dentro una busta .p7m c’è un PDF invece di una fattura XML, nello ZIP trovi quel PDF così com’è.
Il riepilogo Excel
Il file Excel ha tre fogli: Fatture, con una riga per fattura (file, esito della firma, tipo, numero, data, fornitore e cliente con partita IVA e codice fiscale, imponibile, IVA, totale, divisa, prima scadenza ed eventuale errore); Riepilogo IVA, con una riga per ogni aliquota o natura di ogni fattura; Legenda, che spiega le colonne.
Importi e date sono numeri e date veri: puoi sommarli, filtrarli e ordinarli senza conversioni. Imponibile e IVA sono la somma del riepilogo IVA della fattura; il totale è il «totale documento» indicato in fattura oppure, se manca, imponibile più IVA. Gli importi di ogni aliquota sono quelli indicati nel file, senza arrotondamenti; imponibile, IVA e totale della fattura sono calcolati solo come descritto sopra.
Che cosa dice la colonna «Firma»
Su ogni file firmato facciamo gli stessi controlli della pagina principale: integrità del documento, firma crittografica, certificato collegato alla firma, validità del certificato alla data di riferimento ed emittente negli elenchi di fiducia italiano (AgID) e rumeno (ADR). La data di riferimento è quella di una marca temporale affidabile, se il file ne contiene una; altrimenti è la data di oggi.
- Firma integra: tutti i controlli elencati sono superati.
- Problema rilevato: almeno un controllo non è superato, per esempio il contenuto non corrisponde a quello firmato o il certificato era scaduto al momento della firma. Nella tabella trovi quale. Un certificato scaduto dopo la firma, senza marca temporale, dà invece «Verifica parziale».
- Verifica parziale: nessun controllo è fallito, ma non tutti si possono completare, di solito perché l’emittente del certificato non è negli elenchi che consultiamo. Non significa che la firma sia falsa.
- Non firmato: il file è un XML senza firma digitale.
- La revoca dei certificati non viene controllata: servirebbe contattare online il certificatore. «Firma integra» non è un attestato di validità legale; per un rapporto di verifica da conservare usa il software del tuo certificatore.
Limiti e privacy
Tutto avviene nel browser: lo ZIP viene aperto e ogni fattura viene letta, verificata e convertita sul tuo dispositivo, senza caricarla su alcun server. Nessun codice della pagina invia i file, i loro nomi o il loro contenuto. Quando chiudi la scheda non resta nulla.
- Fino a 1.000 fatture e documenti per elaborazione (ricevute e file dei metadati non contano) e 500 MB in tutto; ogni file fino a 50 MB.
- Archivi protetti da password: estrai prima i file e trascina quelli.
- Un file danneggiato non ferma gli altri: l’errore compare sulla sua riga, nella tabella e nel file Excel.
- Conviene usare un computer: lavoriamo su più file in parallelo e un telefono ha meno memoria.