Was diese Dateien sind
Rechnungen zwischen Unternehmen in Italien sind, von wenigen Ausnahmen abgesehen, XML-Dateien im Format FatturaPA, die über das Austauschsystem der italienischen Steuerverwaltung (Sistema di Interscambio, SdI) laufen. Viele Lieferanten signieren sie vorher digital; dann kommt die Rechnung als .xml.p7m: das XML in einem CAdES-Signaturumschlag.
Italienische Geschäftspartner und Steuerberater geben sie oft gesammelt weiter: als ZIP aus dem Portal der Agenzia delle Entrate (Fatture e Corrispettivi) oder aus ihrer Buchhaltungssoftware. Um Rechnungsdateien im Portal einzusehen und herunterzuladen, muss man sich dort für den Dienst zur Einsicht der E-Rechnungen anmelden; das geht im selben Portal. Entpacken müssen Sie das ZIP hier nicht: Legen Sie es einfach ab.
Was im Archiv steckt und was wir daraus machen
Wir erkennen jede Datei an ihrem Inhalt, nicht am Namen:
- .xml.p7m: digital signierte Rechnung. Wir prüfen die Signatur und lesen die Rechnung.
- .xml: Rechnung ohne Signatur, zum Beispiel unsigniert vom Lieferanten übermittelt.
- .pdf.p7m und andere signierte Dokumente: Wir extrahieren das Originaldokument und legen es unverändert ins ZIP.
- Empfangsbestätigungen und Benachrichtigungen des SdI sowie Metadatendateien: werden erkannt und als übersprungen aufgeführt.
- Ein ZIP im ZIP: wird geöffnet, aber nur eine Ebene tief.
Das PDF jeder Rechnung
Für jede Rechnung erstellen wir ein lesbares PDF im Aufbau einer herkömmlichen italienischen Rechnung (nicht das amtliche Stylesheet der Steuerverwaltung): Dokumentart (TD01 Rechnung, TD04 Gutschrift …), Nummer und Datum, Lieferant und Kunde mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (partita IVA) und Steuernummer (codice fiscale), Rechnungstext (causale), Positionen mit Menge, Preis und Steuersatz, Steuereinbehalt (ritenuta), MwSt.-Übersicht je Steuersatz, Summen und Zahlungsbedingungen mit IBAN. Die Beschriftungen sind auf Deutsch; die amtlichen Codebeschreibungen bleiben italienisch neben dem Code. Lange Rechnungen laufen über mehrere Seiten; ab 2.000 Positionen wird das PDF gekürzt (die XML-Datei enthält alle). Eine Datei mit mehreren Rechnungen ergibt ein PDF pro Rechnung, bis zu 50 pro Datei.
Das PDF ist eine Darstellung der Rechnung, nicht die Rechnung selbst: Steuerrechtlich maßgeblich bleibt die XML-Datei; bewahren Sie sie als Original auf. Ein entsprechender Hinweis steht in der Fußzeile jeder Seite.
Anhänge einer Rechnung (etwa eine PDF-Kopie oder eine Bestellung) liegen im ZIP neben ihrer Rechnung, mit demselben Namensanfang. Enthält ein .p7m-Umschlag statt einer XML-Rechnung ein PDF, liegt genau dieses PDF im ZIP.
Die Excel-Übersicht
Die Excel-Datei hat drei Blätter: Rechnungen mit einer Zeile pro Rechnung (Datei, Signaturergebnis, Art, Nummer, Datum, Lieferant und Kunde mit USt-IdNr. und Steuernummer, Nettobetrag, MwSt., Gesamtbetrag, Währung, erste Fälligkeit und gegebenenfalls Fehler), MwSt.-Übersicht mit einer Zeile je Steuersatz oder Befreiung jeder Rechnung und eine Legende, die die Spalten erklärt.
Beträge und Datumsangaben sind als Zahlen und Datumswerte gespeichert, die Sie direkt summieren, filtern und sortieren können. Nettobetrag und MwSt. sind die Summen der MwSt.-Übersicht der Rechnung; der Gesamtbetrag ist der in der Rechnung angegebene Rechnungsbetrag oder, falls er fehlt, Nettobetrag plus MwSt. Die Beträge jedes Steuersatzes entsprechen den Angaben in der Datei, ohne Rundung; Nettobetrag, MwSt. und Gesamtbetrag der Rechnung werden nur wie oben beschrieben berechnet.
Was die Spalte „Signatur“ aussagt
Jede signierte Datei durchläuft dieselben Prüfungen wie auf der Startseite: Unversehrtheit des Dokuments, kryptografische Signatur, an die Signatur gebundenes Zertifikat, Gültigkeit des Zertifikats am Referenzdatum und ein Aussteller in der italienischen (AgID) oder rumänischen (ADR) Vertrauensliste. Referenzdatum ist das eines vertrauenswürdigen Zeitstempels, falls die Datei einen enthält, sonst das heutige Datum.
- Dokument unversehrt: Alle genannten Prüfungen sind bestanden.
- Problem festgestellt: Mindestens eine Prüfung ist fehlgeschlagen, zum Beispiel stimmt der Inhalt nicht mit dem signierten überein oder das Zertifikat war beim Signieren abgelaufen. Welche, steht in der Tabelle. Ein erst nach der Signatur abgelaufenes Zertifikat ohne Zeitstempel ergibt dagegen „Teilweise geprüft“.
- Teilweise geprüft: Nichts ist fehlgeschlagen, aber nicht jede Prüfung ließ sich abschließen, meist weil der Aussteller des Zertifikats nicht in den Listen steht, die wir verwenden. Das heißt nicht, dass die Signatur gefälscht ist.
- Nicht signiert: Die Datei ist ein XML ohne digitale Signatur.
- Ob ein Zertifikat widerrufen wurde, prüfen wir nicht: Dafür müsste der Vertrauensdiensteanbieter online abgefragt werden. „Dokument unversehrt“ ist keine Bestätigung der Rechtsgültigkeit; für einen Prüfbericht zum Aufbewahren nutzen Sie die Prüfsoftware des Zertifikatsausstellers oder eines Validierungsdienstes.
Grenzen und Datenschutz
Alles geschieht im Browser: Das ZIP wird auf Ihrem Gerät geöffnet, jede Rechnung dort gelesen, geprüft und umgewandelt und nie auf einen Server hochgeladen. Kein Code dieser Seite sendet die Dateien, ihre Namen oder ihren Inhalt an einen Server. Wenn Sie den Tab schließen, bleibt nichts gespeichert.
- Bis zu 1.000 Rechnungen und Dokumente pro Durchgang (Empfangsbestätigungen und Metadatendateien zählen nicht mit) und insgesamt 500 MB; jede Datei bis 50 MB.
- Passwortgeschützte Archive: Entpacken Sie die Dateien zuerst und legen Sie diese ab.
- Eine beschädigte Datei hält die anderen nicht auf: Der Fehler steht in ihrer Zeile, in der Tabelle und in der Excel-Datei.
- Am Computer geht es schneller: Wir verarbeiten mehrere Dateien parallel, und Smartphones haben weniger Arbeitsspeicher.