Ce sunt aceste fișiere
În Italia, facturile dintre firme sunt, cu puține excepții, fișiere XML în formatul FatturaPA, transmise prin sistemul de schimb al administrației fiscale italiene (Sistema di Interscambio, SdI). Mulți furnizori le semnează electronic înainte, așa că factura sosește ca .xml.p7m: fișierul XML într-un container de semnătură CAdES.
Partenerii și contabilii italieni le trimit adesea grupat: o arhivă ZIP descărcată din portalul Agenzia delle Entrate (Fatture e Corrispettivi) sau exportată din programul de contabilitate. Pentru a consulta și descărca fișierele facturilor din portal este necesară aderarea la serviciul de consultare a facturilor electronice, care se face din același portal. Aici nu trebuie să dezarhivați arhiva: trageți-o așa cum este.
Ce conține arhiva și ce facem cu fiecare fișier
Recunoaștem fiecare fișier după conținut, nu după nume:
- .xml.p7m: factură semnată electronic. Verificăm semnătura și citim factura.
- .xml: factură fără semnătură, de exemplu transmisă nesemnată de furnizor.
- .pdf.p7m și alte documente semnate: extragem documentul original și îl punem neschimbat în arhiva ZIP.
- Confirmări și notificări ale SdI și fișiere de metadate: le recunoaștem și apar în lista fișierelor omise.
- O arhivă ZIP aflată în arhiva ZIP: o deschidem, dar doar pe un singur nivel.
PDF-ul fiecărei facturi
Pentru fiecare factură generăm un PDF ușor de citit, cu structura unei facturi italiene obișnuite (nu este foaia de stil oficială a administrației fiscale): tipul documentului (TD01 factură, TD04 notă de credit…), număr și dată, furnizor și client cu cod TVA (partita IVA) și cod fiscal (codice fiscale), motivul (causale), rânduri cu cantitate, preț și cotă de TVA, reținere la sursă, sinteza TVA pe cote, totaluri și condiții de plată cu IBAN. Etichetele sunt în română; descrierile oficiale ale codurilor rămân în italiană, lângă cod. Facturile lungi continuă pe mai multe pagini; peste 2.000 de rânduri, PDF-ul este scurtat (fișierul XML le conține pe toate). Un fișier cu mai multe facturi dă câte un PDF pentru fiecare, până la 50 pe fișier.
PDF-ul este o reprezentare a facturii, nu factura în sine: documentul fiscal rămâne fișierul XML, pe care trebuie să-l păstrați. Mențiunea apare și în subsolul fiecărei pagini.
Anexele din factură (o copie PDF, o comandă) se află în arhiva ZIP lângă factura lor, cu același început de nume. Dacă un container .p7m conține un PDF în loc de o factură XML, în arhivă găsiți acel PDF exact cum este.
Rezumatul Excel
Fișierul Excel are trei foi: Facturi, cu un rând pe factură (fișier, rezultatul verificării semnăturii, tip, număr, dată, furnizor și client cu cod TVA și cod fiscal, bază impozabilă, TVA, total document, monedă, prima scadență și eventuala eroare); Sinteză TVA, cu un rând pentru fiecare cotă sau scutire a fiecărei facturi; și o Legendă care explică coloanele.
Sumele și datele sunt salvate ca numere și date reale, pe care le puteți aduna, filtra și sorta direct. Baza impozabilă și TVA-ul sunt sumele din sinteza TVA a facturii; totalul este totalul documentului indicat în factură sau, dacă lipsește, baza plus TVA. Sumele fiecărei cote sunt cele indicate în fișier, fără rotunjiri; baza impozabilă, TVA-ul și totalul facturii sunt calculate doar așa cum este descris mai sus.
Ce arată coloana „Semnătură”
Fiecare fișier semnat trece prin aceleași verificări ca pe pagina principală: integritatea documentului, semnătura criptografică, certificatul legat de semnătură, valabilitatea certificatului la data de referință și un emitent aflat pe lista de încredere italiană (AgID) sau română (ADR). Data de referință este cea a unei mărci temporale de încredere, dacă fișierul conține una; altfel este data de azi.
- Semnătură intactă: toate verificările de mai sus au trecut.
- Problemă detectată: cel puțin o verificare a eșuat, de exemplu conținutul nu corespunde celui semnat sau certificatul era expirat la momentul semnării. Tabelul arată care. Un certificat expirat după semnare, fără marcă temporală, duce în schimb la „Verificare parțială”.
- Verificare parțială: nimic nu a eșuat, dar nu toate verificările au putut fi finalizate, de obicei pentru că emitentul certificatului nu se află pe listele pe care le consultăm. Nu înseamnă că semnătura este falsă.
- Nesemnat: fișierul este un XML fără semnătură electronică.
- Nu verificăm revocarea certificatelor: pentru asta ar trebui contactat online furnizorul de certificate. „Semnătură intactă” nu este o confirmare a valabilității juridice; pentru un raport de verificare pe care să-l păstrați, folosiți aplicația furnizorului dumneavoastră de semnătură electronică.
Limite și confidențialitate
Totul se întâmplă în browser: arhiva ZIP este deschisă, iar fiecare factură este citită, verificată și convertită pe dispozitivul dumneavoastră, fără să fie încărcată pe vreun server. Niciun cod al paginii nu trimite fișierele, numele sau conținutul lor către un server. Când închideți fila, nu rămâne nimic salvat.
- Până la 1.000 de facturi și documente pe procesare (confirmările și fișierele de metadate nu se numără) și 500 MB în total; fiecare fișier până la 50 MB.
- Arhive protejate cu parolă: extrageți mai întâi fișierele și trageți-le pe acestea.
- Un fișier deteriorat nu le oprește pe celelalte: eroarea apare pe rândul lui, în tabel și în fișierul Excel.
- Pe calculator merge mai repede: procesăm mai multe fișiere în paralel, iar telefoanele au mai puțină memorie.